Bảng thông tin khách hàng bằng excel, mẫu file quản lý khách hàng bằng excel

Hiện nay, file Excel được ứng dụng khá nhiều trong công việc quản lý của các cửa hàng. Sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng không chỉ giúp theo dõi thông tin khách hàng nhanh chóng mà còn giúp hoạt động quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.

Bạn đang xem: Bảng thông tin khách hàng

Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Ưu điểm của mẫu Excel quản lý khách hàng

Mẫu excel quản lý khách hàng

So với phương pháp quản lý bằng sổ sách truyền thống, quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel không chỉ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức mà còn đưa đến tính chính xác cao hơn.

Song song với phương pháp quản lý bằng file excel, ngày càng nhiều chủ shop chuyển sang sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng Kiot
Viet, theo dõi tất cả giao dịch, chăm sóc khách hàng, tạo nhóm khuyến mãi cho khách ngay trên chiếc điện thoại di động ĐƠN GIẢN, HIỆU QUẢ.

Bên cạnh đó mẫu Excel quản lý khách hàng còn có nhiều ưu điểm nổi bật như sau:

Lưu trữ thông tin khách hàng một cách tập trung, giúp theo dõi, tính toán các số liệu nhanh chóng và chính xác.Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ và có hệ thống, tránh việc bỏ quen các khách hàng cũ.Các thuật toán của Excel có thể hỗ trợ phân loại khách hàng, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.Phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng.

MIỄN PHÍ dùng thử

2. Tải mẫu Excel quản lý khách hàng và một số lưu ý khi sử dụng

Chẳng cần phải xem hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý khách hàng, chỉ cần tải file excel mẫu dưới đây, bạn sẽ mất vài phút để sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng hiệu quả, người dùng trước hết cần xây dựng được những thông tin cần thiết có trong file. Các file mẫu sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này và áp dụng hiệu quả cho cửa hàng:

Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần ghi nhớ một số lưu ý khi sử dụng file mẫu Excel quản lý khách hàng:

Các thuật toán của Excel khá phức tạp vì vậy người dùng cần có sự hiểu biết nhất định về Excel để làm việc hiệu quả hơn.Khi nhập liệu tránh các lỗi sai thường gặp như lỗi độ rộng, lỗi đánh số sai tên hàm hay lỗi tham chiếu bởi nó có thể ảnh hưởng đến kết quả tính toán.Excel sẽ gặp tình trạng chậm nếu mở file quá nặng vì vậy cần chia các dữ liệu thành các file khác nhau.
MIỄN PHÍ dùng thử
3. Lưu ý đắt giá khi dùng file mẫu excel quản lý khách hàng
Không ai có thể chối cãi sự tiện lợi mà file excel mang lại bởi chi phí rẻ và những hàm tính toán logic, khoa học được thiết lập sẵn trong excel khiến chủ shop làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên sử dụng excel cũng mang lại nhiều bất tiện:
Nắm rõ các hàm tính toán trong excel
Sai dấu chấm hoặc dấu phẩy cũng làm toàn bộ bảng tính sai số
Không truy được lịch sử thao tác, mất dữ liệu khó tìm lại được
Chỉ dùng được trên máy tính, không dùng được bằng điện thoại
Trước đây chủ shop dùng excel để thay thế sổ theo dõi khách hàng, giờ đây excel lại một lần nữa "lạc hậu" bị thay thế bởi phần mềm quản lý bán hàng.
Thời đại 4.0 việc cải tiến công nghệ quản lý là một việc chắc chắn sẽ làm, nếu không muốn tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ shop nào cũng sẽ lựa chọn việc thay đổi sang phần mềm quản lý.
MIỄN PHÍ dùng thử
4. Xu hướng mới: Quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp
Đối với các cửa hàng có quy mô lớn hơn với số lượng khách hàng được mở rộng, quản lý khách hàng trên Excel sẽ không đưa đến sự hiệu quả và chính xác cao. Do đó quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp là một sự lựa chọn thay thế rất phù hợp cho các chủ cửa hàng.
Trong đó Kiot
Viet là một trong những phần mềm bán hàng được người dùng tin tưởng nhất. Phần mềm này không chỉ giúp chủ cửa hàng quản lý nhanh chóng thuận tiện hơn mà còn đưa đến rất nhiều tính năng hữu ích.

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng Kiot
Viet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG
MIỄN PHÍ dùng thử

- Quản lý thông tin cơ bản của khách hàng
Với phần mềm bán hàng Kiot
Viet, việc quản lý thông tin cơ bản của khách hàng sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Thông tin về tên, tuổi, số điện thoại, thời gian mua hàng đều được lưu trữ chính xác và đầy đủ.
Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng theo dõi sát sao tình hình khách hàng mà còn hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng trong tương lai.
- Quản lý khách hàng theo nhóm
Quản lý khách hàng theo nhóm trên phần mềm Kiot
Viet
Kiot
Viet cho phép người dùng phân loại khách hàng theo từng nhóm với các điều kiện thiết lập khác nhau. Dựa vào từng nhóm khách hàng này, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng xây dựng các chương trình ưu đãi riêng biệt, vừa đưa đến hiệu quả cao vừa tiết kiệm chi phí cho cửa hàng.
MIỄN PHÍ dùng thử
- Quản lý khách hàng theo chi nhánh
Đối với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, tính năng này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi được thông tin của khách hàng ở những chi nhánh khách nhau.
Bên cạnh đó chủ cửa hàng cũng có thể xem báo cáo khách hàng theo từng chi nhánh, từ đó nắm rõ được tình hình kinh doanh và công nợ của cửa hàng một cách chính xác nhất.
- Theo dõi lịch sử đặt/bán hàng cho khách
Không chỉ quản lý thông tin khách hàng, Kiot
Viet còn cho phép chủ cửa hàng theo dõi lịch sử bán hàng cho khách. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn cũng như những thông tin chi tiết về thời gian, người tạo, số tiền. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi việc bán hàng hiệu quả, hạn chế tình trạng sai sót và thất thoát.
- Quản lý nợ cần thu từ khách hàng
Tính năng quản lý nợ cần thu từ khách hàng của phần mềm Kiot
Viet
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Kiot
Viet để quản lý khách hàng, hệ thống luôn theo dõi nợ cần thu từ khách. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ có thể đề ra những cách xử lý công nợ phù hợp nhất, giảm thiểu được tình trạng nợ quá nhiều ở khách hàng.
Quản lý khách hàng trên Excel tuy có nhiều ưu điểm như chính xác, tiết kiệm nhưng nó chưa thực sự đưa lại hiệu quả cao đối với các cửa hàng có số lượng khách hàng lớn. Chính vì vậy, phần mềm bán hàng có tính năng quản lý khách hàng sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn với các chủ cửa hàng.
MIỄN PHÍ dùng thử
Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc quản lý khách hàng bằng Excel cũng như bằng phần mềm để có thể áp dụng hiệu quả cho cửa hàng.
Quản lý thông tin khách hàng là việc làm quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Lưu trữ tập trung và biết cách khai thác chúng sẽ đem lại lợi nhuận không giới hạn. Dưới đây là mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng được ngay.

Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel dễ sử dụng nhất
Về cơ bản, trong mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như:
Tên khách hàng
Tên công ty
Chức vụ
Số điện thoại
Email liên hệ
Website
Địa chỉ
Khu vực
Tình trạng khách hàng
Nguồn khách hàng
Người phụ trách
Mô tả
Quy mô công ty
Tính năng quan tâm/Sản phẩm/Dịch vụ sử dụng
Có những loại mẫu quản lý thông tin khách hàng nào ?
Như đã nói ở trên, để quản lý thông tin khách hàng tùy vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà file mẫu này có thể tùy biến khác nhau về các trường thông tin.Quản lý thông tin khách hàng theo mô hình kinh doanh B2C sẽ khác với mô hình kinh doanh B2B. Thậm chí, trong mô hình B2B lại chia ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nên cũng có sự thay rõ rệt.
Tùy theo mục đích sử dụng, sẽ có nhiều loại mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel khác nhau như:
Mẫu quản lý thông tin cơ hội (Lead): File chỉ dành riêng cho mục đích quản lý các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp khi họ đăng kí vào form trên web hay ở bất kỳ nguồn phễu nào (seeding, diễn dàn, quảng cáo Facebook, quảng cáo Google...) trong mẫu này sẽ có các trường thông tin quan trọng như: nguồn cơ hội đến từ đâu, nhu cầu của khách hàng là gì, họ là ai, làm việc trong lĩnh vực nào.Mẫu quản lý khách hàng đơn giản: Loại mẫu này chứa các thông tin cơ bản nhất cần thu thập về khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ, quy mô, tính năng quan tâm... đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng cần được lưu trữ để mỗi khi cần có thể tra cứu dễ dàngMẫu quản lý hồ sơ khách hàng VIP: Loại mẫu này thường là khách hàng đặc biệt, khách hàng trung thành của doanh nghiệp, do đó các thông tin sẽ chuyên sâu hơn như: Tình trạng sử dụng dịch vụ/sản phẩm; giá trị khách hàng mang lại...Mẫu quản lý thông tin đối tác/đại lý bán hàng: Loại mẫu này chỉ dành riêng cho các đối tác của doanh nghiệp khi đang bán hoặc hợp tác ở một khía cạnh nào đó. Một số thông tin cần có như: Người phụ trách, tình trạng kinh doanh, số lượng khách hàng, doanh số...
Bộ mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel cho doanh nghiệp
Để việc quản lý khách hàng tại doanh nghiệp dễ dàng hơn thì công cụ excel vẫn là lựa chọn hàng đầu. Dưới đây mà một số mẫu dành cho bạn tham khảo, tải về và sử dụng được ngay (tùy chỉnh nếu muốn)
Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel số 1
TẢI MẪU
Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel số 2
TẢI MẪU
Mẫu quản lý thông tin khách hàng số 3
TẢI MẪU
Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel số 4
TẢI MẪU
Quản lý thông tin khách hàng bằng excel tiện thì có mà bất cập cũng nhiều
Bảng tính excel là một công cụ có thể cực kỳ hữu ích trong nhiều quy trình và công việc trong doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn Excel để phục vụ cho tất cả mục đích từ kinh doanh, bán hàng, đến quản lý công việc. Tuy nhiên, việc cũng dẫn đến một loạt các hạn chế đáng kể có thể cản trở sự phát triển và tối ưu việc quản lý.
Dữ liệu phân tán khó kiểm soát
Số lượng khách hàng của doanh nghiệp sẽ tăng dần, việc sử dụng excel để quản lý sẽ dẫn tới một thực trạng đó là phải tách các file cho nhẹ dung lượng. Việc lưu trữ nhiều file sẽ làm phân tán và không liên kết được dữ liệu với nhau, đặc biệt khi cần tra cứu, làm báo cáo.
Xem thêm: Trần Bách Lâm Song Ji Hyo - Mợ Ngố Song Ji Hyo Từng Lên Show Hẹn Hò
"Automatay" là chính
Khi sử dụng mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel nghĩa là nhân viên phải tự điền bằng tay các dữ liệu về khách hàng vào bảng tính. Khi muốn tối ưu hóa bảng tính này bằng các thuật toán thì đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức về excel mới có thể đặt được các công thức như mong muốn. Và đương nhiên, các công thức phức tạp thì sẽ mất nhiều thời gian để thiết lập.
Thử tưởng tượng, bạn là không giỏi về excel thì việc tùy biến các bảng tính này sẽ khó khăn đến nhường nào? Nếu muốn lọc nhanh các cơ hội nóng cần chốt ngay thì bạn sẽ mất bao nhiêu lần click chuột trên bảng tính, thời gian bao lâu?
Đây là một trong những lý do mà ngày càng nhiều công ty trong nước triển khai tự động hóa quy trình doanh nghiệp.
Thiếu tính linh hoạt
Một vấn đề quan trọng khác là thiếu tính linh hoạt . Mặc dù các mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel đều có thể tùy chỉnh theo nhu cầu nhưng đôi khi doanh nghiệp sẽ cần đến một báo cáo tổng quan chi tiết hơn. Việc can thiệp vào tùy chỉnh có thể sẽ làm thay đổi các thành phần trong bảng tính và gây ra cơ số lỗi. Hoặc nếu bạn tạo bản sao, thì tất cả người dùng khác sẽ phải sử dụng bảng tính mới, gây rối rắm trong việc quản lý.
Thiếu kiểm soát và bảo mật
Khi dung lượng file excel đó quá lớn nó sẽ làm cho chương trình excel chạy rất chậm. Ngược lại, nếu bạn chia nhỏ tệp có thể dẫn đến việc một số dữ liệu bị mất hoặc thất lạc.
Công cụ này là một ứng dụng độc lập, không được tích hợp hoàn toàn với các hệ thống kinh doanh khác, tính bảo mật không cao cho người dùng và ở góc độ người quản lý. Vì thế người dùng bị hạn chế khi sử dụng và dễ làm mất dữ liệu trên bảng tính.
Hạn chế tương tác và trao đổi
Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel được bộ phận bán hàng sử dụng nhiều nhất. Họ sẽ rất cần thực hiện các thao tác lọc khách hàng, tình trạng, cập nhật lịch sử trao đổi, ghi chú hoặc đặt lịch nhắc nhở. Với công cụ excel đây sẽ là một trở ngại lớn, rất khó có thể thực hiện và quản lý dễ dàng.
Tóm lại, có thể kết luận rằng những hạn chế lớn của bảng tính Excel có thể kể như: dữ liệu phân tán, thủ công là chính, tốn thời gian và nguồn lực liên quan đến việc quản lý, thiếu tính linh hoạt và khả năng thích ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong doanh nghiệp và thiếu tích hợp và tự động hóa quy trình làm việc.
Quản lý thông tin khách hàng chuyên nghiệp thay thế mẫu excel với phần mềm quản trị Slim
CRM
Quản trị khách hàng là một vấn đề quan trọng của doanh nghiệp vì thế cần được tối ưu nhất để có thể sử dụng dễ dàng và khai thác triệt để nguồn dữ liệu nhằm tăng doanh thu lợi nhuận. Đứng trước những hạn chế của công cụ thủ công, sự thiếu liên kết và tập trung của các ứng dụng độc lập khác, phần mềm Slim
CRM là giải pháp quản trị ra đời với mục đích giúp tất cả các doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng hơn và tạo ra nhiều doanh thu hơn.
Nhập dữ liệu tự động vào phần mềm
Khi có bất kỳ cơ hội nào đăng kí vào form, biểu mẫu... sẽ được nhập tự động vào phần mềm mà không phải dùng bất kỳ thao tác nào. Thông tin cơ hội với đầy đủ các trường thông tin về: Thông tin chung, Thông tin cơ hội, Chăm sóc cơ hội, Đề xuất, Công việc, Ghi chú, Nhắc nhở.... cùng rất nhiều tính năng bán hàng và marketing được tích hợp sẵn.
Sau khi Cơ hội đã trở thành khách hàng của doanh nghiệp, chỉ với một thao tác chuyển đổi trạng thái, tự động các thông tin về Cơ hội ban đầu được chuyển thành Khách hàng.
Theo thống kê của Hub
Spot, 45% tổ chức được khảo sát đã sử dụng phần mềm CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng.
Trong phần mềm cho phép:
- Báo cáo chi tiết số lượng khách hàng doanh nghiệp đang sở hữu
- Phân loại khách hàng theo nhóm
- Nhập dữ liệu khách hàng lớn từ file excel có sẵn
- Phân quyền, tạo nhóm, khu vực khách hàng để dàng quản lý
- Quản lý trọn vẹn về hóa đơn, hợp đồng, thanh toán, công việc,... trong phần mềm.
Phân quyền và bảo mật chặt chẽ
Việc sử dụng mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ không thể đảm bảo được tính phân quyền và bảo mật chặt chẽ. Về mặt phân quyền, có thể áp dụng được bằng cách khóa bảng tính, nhưng như thế, những người cần truy cập sẽ không thể tham gia cộng tác. Hoặc có thể, sử dụng bảng tính của Google Sheet để phân quyền lên một cấp độ nữa, nhưng các công thức tính toán ở bảng tính ở Excel có thể sẽ không hiện thị đầy đủ ở Google Sheet. Đây là một nhược điểm lớn.
Trong phần mềm Slim
CRM, người quản lý có thể phân quyền sử dụng danh sách khách hàng này đối từng nhân viên, họ được phép xem những thông tin nào...tính bảo mật ở mức cao nhất và chỉ ai có quyền mới được xem, sửa, xóa, truy cập vào dữ liệu. Ngay cả khi, nhân sự của doanh nghiệp nghỉ, cũng khó có thể sao chép hay trích xuất dữ liệu trong phần mềm, trong khi với Excel là một lỗ hổng lớn.
Phân quyền cho từng nhân viên sử dụng phần mềm
Đồng thời, tất cả các thay đổi, chỉnh sửa của từng thành viên trên hệ thống đều được lưu vết và người quản trị cao nhất trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy các lịch sử thay đổi đó.
Thiết kế tinh gọn, dễ sử dụng và quản lý
Với triết lý thiết kế sản phẩm không cần học cũng có thể sử dụng, Slim
CRM đã làm rất tốt ở bước này. Nghĩa là, với một người dùng mới, không cần biết kỹ thuật cũng có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần thời gian đào tạo. Đó cũng chính là thực tế của khách hàng đang sử dụng giải pháp này. Nếu như các đơn vị khác sẽ mất thời gian bàn giao và đào tạo vài ba buổi với một chi phí xác định nào đó, thì Slim
CRM là "zero". Thiết lập và bàn giao nhanh chóng, sử dụng được ngay.
Tính năng Huấn luyện người dùng trong hệ thống như một "hướng dẫn viên phần mềm" sẽ giúp chỉ dẫn người dùng khi họ thao tác trên phần mềm theo đúng quy trình mà không cần tra cứu tài liệu sử dụng.
"Hướng dẫn viên" trong phần mềm cho người sử dụng
Đặc biệt, phần mềm đã tích hợp sẵn tính năng tổng đài, người dùng có thể gọi điện cho khách hàng bất kỳ ngay trên phần mềm chỉ trong 1 click chuột. Lịch sử cuộc gọi cũng sẽ được lưu lại để giám sát và quản lý. Và khi đã có thông tin được lưu trong phần mềm, khách hàng/cơ hội nào gọi đến sẽ hiển thị tên của khách hàng đó.
Quản lý dữ liệu tập trung trên một phần mềm và không giới hạn số lượng khách hàng
Khắc phục hoàn toàn nhược điểm từ mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel khi gom tất cả dữ liệu ở các nguồn về lưu trữ tại một nơi duy nhất. Doanh nghiệp có thể tích hợp với các form, biểu mẫu ở các kênh khác nhau để dữ liệu về cơ hội được nhập tự động vào phần mềm.
Với các doanh nghiệp hiện đang lưu trữ danh sách khách hàng bằng excel, khi triển khai sử dụng phần mềm chỉ cần 1 thao tác import dữ liệu vào phần mềm dễ dàng mà không phải nhập tay.
Cuối cùng, bạn có thể nhập danh sách khách hàng với dung lượng bao nhiêu cũng không là vấn đề, đừng lo lắng phần mềm chạy chậm như khi mở file excel có dung lượng nặng, Vì thế, khi doanh nghiệp có số lượng khách hàng tăng lên cũng không hề bị ảnh hưởng.
Tổng kết lại...
Thông tin khách hàng là vàng đối doanh nghiệp, giống như Bill Gates từng nói: "Cách bạn thu thập, quản lý và sử dụng thông tin khách hàng sẽ quyết định bạn thắng hay thua”. Vì thế, bài toán về quản trị dữ liệu là vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp. Dù quản lý bằng bất kỳ công cụ nào thì đều phải hướng tới tính bảo mật, dễ dàng trong sử dụng và đạt hiệu quả cao nhất.
Và nếu như, bạn đã gặp quá nhiều khó khăn vì những bất lợi của bảng tính excel, đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần có phần mềm để thay thế.
Slim
CRM.vn - là giải pháp quản trị dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, được phát triển bởi công ty công nghệ ttgdtxphuquoc.edu.vn Việt Nam, với hơn 13 năm kinh nghiệm làm về phần mềm. Hiện đang cung cấp dịch vụ cho các khách hàng bao gồm Nhà nước, Chính phủ, Tập đoàn lớn và SMEs với các giải pháp có nghiệp vụ phức tạp và đòi hỏi tính bảo mật cao như: Vsmart, SHB, Haiphatinvest, Agribank, Viettel, Baoviet bank, Techfesh Việt Nam, Bộ Giáo dục và đào tạo....
Quý doanh nghiệp cần tìm hiểu và trải nghiệm giải pháp vui lòng đăng kí thông tin tại đây.